Студия дизайна: цифровая память для проектов и клиентов

Компания

Студия из семи человек: два дизайнера, арт-директор, менеджер проектов, разработчик и основатель, который совмещает продажи и стратегию. Десятки завершённых проектов, постоянные клиенты, поток входящих заявок.

Какие знания есть

Проекты и их история, клиенты и их особенности, кейсы для портфолио, процессы (как ведём проект от брифа до сдачи), коммерческие предложения, дизайн-системы клиентов, шаблоны писем, внутренние инструкции.

Где они обычно лежат

Проекты — в Figma и на дисках. Договорённости — в Telegram. КП — в почте и на диске основателя, в пяти версиях. Процессы — в голове арт-директора. Особенности клиентов («этому не показывать синий», «эта согласует только по вторникам») — в головах менеджеров.

Как выглядит хаос

Новое КП каждый раз пишется с нуля, хотя похожих было десять. Новый дизайнер месяц спрашивает «а как у нас принято». Уходит менеджер — и студия заново узнаёт особенности клиентов, наступая на старые грабли. Основатель — единственный, кто может ответить на любой вопрос, поэтому отвечает на все вопросы вместо стратегии.

Как разложить в цифровую память

studio-memory/
  raw/                      ← брифы, договоры, переписки, старые КП
  wiki/
    clients/                ← карточка на каждого клиента
    projects/               ← страница на каждый проект: задача, решение, выводы
    cases/                  ← кейсы для портфолио и КП
    process/                ← как ведём проект, этапы, чеклисты
    proposals/              ← структура КП, лучшие примеры, прайс-подход
    templates/              ← шаблоны писем, брифов, актов
    design.md               ← будущий брендбук студии и инструкция для нейросетей
  index.md
  log.md
  AGENTS.md

Отдельно стоит сказать про design.md — описание стиля студии: принципы, типографика, тон коммуникации. Сначала это внутренний документ, а со временем — инструкция, по которой нейросети генерируют материалы в стиле студии.

Пример файлов

Карточка клиента: кто, с каких проектов начали, что важно в коммуникации, история договорённостей, ссылки на проекты и исходники. Страница проекта: бриф в двух абзацах, что сделали, что сработало, что пошло не так, чему научились.

Какие вопросы можно задавать ИИ

«Собери черновик КП для сети кофеен по образцу трёх лучших наших КП в общепите»;
«Подготовь меня к встрече с клиентом X: история, особенности, последние проекты»;
«Что мы обещали клиенту Y по срокам в последнем письме?»;
«Составь план ввода нового дизайнера: что прочитать в первую неделю»;
«Какие проекты прошлого года вышли за бюджет и почему?»

Что получает основатель

КП готовится за 15 минут вместо половины дня. Новички вникают за дни, а не месяцы. Знания о клиентах принадлежат студии, а не уходят с менеджером.

Основатель перестаёт быть «справочной» и возвращается к продажам и стратегии.

Какие риски учитывать

Брифы и договоры содержат данные клиентов — во внутреннюю часть памяти, не в публичные ИИ-сервисы без проверки условий (урок про безопасность). Кейсы для портфолио — только с разрешения клиентов. Ответственный за память — менеджер проектов, час в неделю.